Procédures et directives

La gestion des locaux et du soutien aux événements est responsable de l'autorisation de consommer des boissons alcooliques dans tous les endroits autorisés. Pour vendre ou servir, vous devez respecter la réglementation de la RACJ. Les informations sur les procédures et les coûts liés aux différents types de permis sont disponibles sur la page web suivante Réunions - Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) (gouv.qc.ca) 

Avant de soumettre votre demande de permis, vous devez obtenir une autorisation écrite du Collège. Lors de la réception de votre permis de la RACJ vous devrez l’acheminer à locaux@csfoy.ca 

Le client sera responsable de la vente au bar et de l’approvisionnement de ce dernier. Il devra appliquer la loi en vigueur en vertu de la Loi sur les infractions en matière de boissons alcooliques

Des balises sont nécessaires pour la tenue d’activités impliquant un parti politique. Voici les lignes directrices pour ce type d’accueil. 

Utilisation de stands

Trois journées par session, consécutives ou non, sont offertes à chaque parti politique. Les partis doivent être transparents dans leur présentation. Nous demandons que les groupes s'affichent clairement dans les kiosques avec le nom du parti politique auquel le groupe appartient ainsi que le palier de gouvernement associé. Il est à noter qu’aucune vente de cartes de membre du parti politique n’est autorisée. 

Tout autre type d’activité 

Les projets doivent être présentés à la gestion des locaux et du soutien aux événements, au moins deux semaines avant la tenue de l'activité. La demande d'activité doit inclure la dénomination sociale officielle du groupe, le titre et le contenu de l'activité, les personnes responsables et la description complète du programme. La demande est analysée et, s'il y a lieu, est supervisée par un membre de l’équipe du Service à la vie étudiante Socio. Le Cégep de Sainte-Foy se réserve le droit de refuser les projets s’il les juge inappropriés dans un contexte éducatif.  

En cas de déclenchement d’une élection générale 

Dans le cas du déclenchement d’une élection générale, quel que soit le palier de gouvernement, tous les partis politiques peuvent être invités par une instance reconnue pour tenir un stand dans le cadre d’une foire aux partis politiques où tous les partis sont présents le même jour. Cette présence s’ajoute aux trois journées offertes par session. Les instances reconnues sont l’Association étudiante, un service ou un programme d’études du Cégep. L’organisateur devra inviter TOUS les candidats officiellement inscrits auprès du directeur général des élections. 

Si votre activité périscolaire a pour projet de remettre des bénéfices à une fondation ou à un autre organisme caritatif, une contribution minimale de 20 % doit être remise à la Fondation du Cégep de Sainte-Foy. Cette directive s'applique aux projets qui se déroulent dans le Cégep étant donné l'utilisation des ressources internes et l'absence de facturation pour celles-ci. Elle pourrait s'appliquer à un projet qui se déroule à l'externe, seulement si des ressources du Cégep sont également mises à contribution. 

Les activités d’intégration (initiation) ne doivent pas susciter ni encourager la commission d'actes à caractère sexuel ou irrespectueux de la personne. Elles doivent être de bon goût, selon les bonnes mœurs et respecter l’intégrité et la sécurité personnelle et publique de la personne. Le respect sous toutes ses formes doit donc être la priorité. Consultez la Politique visant à prévenir et à combattre les violences à caractère sexuel.

1. Respecter les règlements et politiques du Cégep, l’intégrité des biens du Cégep, les droits et libertés de la personne, tel qu’expliqué dans le règlement no 5 ;
2. Respecter le droit de chaque personne de s’abstenir de participer à de telles activités, et ce, sans préjudice ; 
3. Respecter le déroulement normal des activités d’enseignement ; 
4. Les déguisements doivent être de bon goût, c’est-à-dire ni trop moulants, ni encourager la nudité, ni faire référence à des caractéristiques ethniques, religieuses ou sexuelles. En outre, ils doivent permettre aux étudiants d’être confortables ; 
5. Les activités impliquant nourriture, peinture, gouache ou toutes autres substances salissantes sont interdites ; 
6. La consommation d'alcool, de tabac, de cigarettes électroniques et l’usage de drogue est prohibés sur le site du Cégep ; 
7. Les activités visant à faire goûter des mélanges composés d’ingrédients alimentaires et/ou non alimentaires pouvant créer des réactions allergiques chez les étudiants ne seront pas tolérées ; 
8. Les activités de sollicitation monétaire auprès des étudiants ne sont pas acceptées ; 
9. Les activités d’intégration (initiations) doivent se dérouler entre la semaine 1 à 4, selon le calendrier scolaire, entre 8 h et 18 h. 

Tout manquement à ces règlements entraînera des mesures disciplinaires faisant référence au règlement no 14 sur les sanctions et les mesures de recours pour les étudiants. Il est à noter que les étudiants estimant avoir été lésés lors des activités d’intégration (initiation) peuvent avoir recours aux mesures inscrites au règlement no 18 relatif au traitement des plaintes des étudiants et au recours au protecteur collégial.

L'affichage est permis à certains endroits au Cégep. Cependant, les règles qui suivent demeurent applicables en tout temps : 

• La distribution de documents sur les parebrises des voitures stationnées sur les terrains du Cégep est interdite ; 
• La distribution de tracts ou de dépliants est interdite à l’extérieur comme à l’intérieur du Cégep ; 
• L'installation de banderoles doit être préalablement autorisée par le Service des communications ; 
• La publicité itinérante du type « homme-sandwich » est interdite ; 
• Les projets d’affiches doivent être autorisés par le Service des communications ; 
• Un maximum de 5 affiches est permis pour faire la promotion des activités du Cégep ; 
• Une seule affiche est autorisée pour une activité de l’externe ; 
• La sollicitation commerciale n’est pas permise par voie d’affichage. 

Le Service des communications se réserve le droit de retirer tout affichage ou de faire cesser toute activité qui contreviendrait aux règles en vigueur. Pour faire approuver vos affiches et pour information sur les règles d’affichage : 

Service des communications 
Local : B-314.01
Poste : 3733 
Courriel : communications@csfoy.ca 

L’affichage peut également être autorisé sur les babillards de l’Asso ainsi que celui du Socio, en vous présentant aux endroits suivants : 

Asso : local M-106

Service à la vie étudiante - Socio : local C-120

Lorsque vous organisez une activité au Cégep, il est interdit d’utiliser des armes, réelles ou factices, dans vos déguisements ou encore de provoquer délibérément des bruits qui pourraient laisser croire à l’utilisation d’armes à feu. La même règle s’applique lors de tournage vidéo.

Lorsque vous avez reçu l'autorisation d'organiser une activité, l'assurance responsabilité civile du Cégep intervient pour garantir la couverture de votre événement, à condition que vous ayez respecté toutes les règles en place et mis en œuvre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des participants.

Généralement, il est interdit de vendre ou de distribuer de la nourriture dans l’environnement du Cégep. Si vous désirez distribuer de la nourriture dans le cadre d’une activité sociale ou communautaire, vous devez vous adresser au Service à la vie étudiante – Socio pour en obtenir l’autorisation.

Si vous désirez vendre des aliments, vous devez également obtenir une autorisation préalable auprès de la gestion des locaux et du soutien aux événements.  Si cette vente se fait dans le cadre d’une activité de financement, vous devez vous conformer aux Directives concernant la vente et la sollicitation. 

Il est interdit de vendre ou donner des aliments « faits maison » lors de vos activités. Vous devez nécessairement faire affaire avec une entreprise reconnue tels les services alimentaires du cégep, un traiteur externe ou un commerce de détail et faire approuver votre choix par la gestion des locaux et du soutien aux événements.

Les activités d’information sont généralement réservées à des groupes du Cégep : comités de l’association étudiante, comités du Service à la vie étudiante, groupes parrainés par un programme, groupes d’employé(e)s, etc. Une lettre officielle du comité, de l’animateur, de l'animatrice ou du professeur(e) supervisant le groupe peut être demandée pour compléter la demande d’autorisation. 

Objectifs 

Toute activité d’information doit nécessairement être en lien avec des activités qui s’adressent aux membres de la communauté étudiante ou au personnel du Cégep et être en accord avec la mission. Les activités d’information, de sensibilisation et de promotion ne peuvent servir à des fins lucratives ou commerciales personnelles. 

Lieux 

Ces activités doivent se tenir dans l’un des kiosques du Dégagé G ou du dégagement de l’aile A. Une fois la demande approuvée, la réservation d’un stand doit se faire auprès du Service à la vie étudiante – Socio. Vous devrez alors préciser vos besoins matériels : panneaux derrière, chaise, table, nappe.   

Conditions particulières 

• Chaque projet pourra être autorisé un maximum de 5 jours, consécutifs ou non, par session ; 
• Le demandeur doit respecter les dates et heures autorisées ; 
• La présence de représentants commerciaux est interdite ; 
• L’affichage commercial (affiche, bannière, logo, etc.) est interdit dans le stand ; 
• Le demandeur doit s'identifier clairement sur une affiche (groupe, comité...) ; 
• Le volume sonore émanant des installations doit être maintenu à un niveau raisonnable. 

Il est obligatoire de demander l'approbation du Service des communications concernant l'utilisation du nom et du logo du Cégep de Sainte-Foy. Ainsi, tous les éléments visuels utilisés lors de votre événement qui incluent le logo du Cégep doivent être autorisés.

Courriel : communications@csfoy.ca

Avant de prendre entente de façon formelle avec un commanditaire et de lui offrir quelle que forme de visibilité dans le Cégep lors d’une activité, il faut valider votre plan de commandites avec le Service des communications.  La publication des logos de vos commanditaires sur l'affiche de l’événement est cependant permise.

Local : B-314.01
Poste : 3733
Courriel : communications@csfoy.ca

La tenue d'une telle activité est régie par le Règlement relatif aux activités commerciales et aux activités de financement (règlement numéro 13). En vertu de ce document, toute activité de vente ou de sollicitation doit être préalablement autorisée par la gestion des locaux et du soutien aux événements.

Pour obtenir une telle autorisation, vous devez adresser votre demande au moins deux semains avant la date prévue de l'activité. Vous devez compléter le formulaire en ligne Résevation d'un kiosque, disponible dans la section Faire une demande.

Groupes autorisés  

Les activités de financement sont réservées à des groupes du Cégep : comités de l’association étudiante, comités du Service à la vie étudiante, groupes parrainés par un(e) professeur(e) ou un programme, groupe d’employé(e)s, etc. Une lettre officielle du comité, de l’animateur, de l'animatrice ou du professeur(e) supervisant le groupe peut être demandée pour compléter la demande d’autorisation. 

Retombées  

• L’activité de financement doit nécessairement soutenir des activités qui s’adressent exclusivement à des étudiants du Cégep ou qui ont des retombées directes pour ceux-ci ;
• L’activité de financement ne peut servir à des fins lucratives ou commerciales personnelles ;
• Des activités de sollicitation peuvent être autorisées si elles sont à des fins humanitaires ou caritatives et qu’elles s’adressent à des organismes ayant une existence légale. 

Lieu de vente et de sollicitation 

Toutes les ventes ou activités de sollicitation doivent se tenir dans l’un des kiosques du Dégagé G ou du dégagement de l’aile A. Il est interdit de solliciter la clientèle ailleurs dans le Cégep.

Vente de produits 

Les produits vendus doivent répondre aux exigences suivantes : 

• Les produits alimentaires « faits maison » sont interdits ; 
• Exceptionnellement la confection de certains produits (ex. smoothies, tire d’érable, etc.) pourra être autorisée sous certaines conditions. Dans tous les cas, cette confection ne pourra se faire dans les cuisines des services alimentaires ; 
• L’alcool et les autres produits dérivés sont prohibés ; 
• Les billets de tirage pour un concours (loterie, moitié-moitié, etc.) sont interdits ; 
• Les produits dont la vente irait à l’encontre des ententes d’exclusivité que le Cégep a avec des tiers sont interdits. 

Sollicitation 

La sollicitation concerne la cueillette de dons en argent, d’objets ou de denrées. 

Conditions particulières 

• Chaque projet autorisé permet la vente ou la sollicitation pendant un maximum de cinq jours, consécutifs ou non, par session ; 
• Le SVE autorise un maximum de deux kiosques de vente ou de sollicitation par jour, par lieu de vente ; 
• Le demandeur doit respecter les dates et heures autorisées ; 
• La présence de représentants commerciaux est interdite ; 
• Il est interdit de faire la promotion directe d’une ou de plusieurs entreprises au stand (affiche, bannière, etc.). Toutefois, il est possible de remercier sobrement les commanditaires, sur une affiche par exemple ; 
• L'affichage d'un organisme communautaire, institutionnel ou public légalement constitué est permis ; 
• Le demandeur doit s'identifier clairement par affichage (groupe classe, comité étudiant...) ; 
• Le demandeur doit indiquer sur une affiche, l’objectif de sa campagne de financement ; 
• Aucune présence autre qu'étudiante ou du personnel du Cégep n'est permise dans le stand. Le commerçant ou le fournisseur ne peut en aucun cas vendre ses produits lui-même ; 
• Le volume sonore émanant des installations doit être maintenu à un niveau raisonnable ; 
• Les produits doivent auparavant être approuvés ; 
• Les produits vendus ne doivent pas nécessiter une garantie ou un service après-vente ; 
• Aucune vente sous pression ne doit être effectuée. Dans le cas contraire, la permission est immédiatement retirée ; 
• En tout temps, une liste de prix peut être exigée. Advenant que celui-ci juge les prix soumis exagérés par rapport aux prix du marché, la permission est refusée ; 
• En tout temps, le SVE peut demander un rapport des ventes effectuées au terme de la campagne.