Aide-mémoire
Voici un aide-mémoire afin de bien planifier votre événement. Vous pouvez vous y référer tout au long de votre planification afin de vous s’assurer de ne rien oublier. Celui-ci peut convenir à des événements de toutes tailles, toutefois, certains éléments pourraient ne pas s’appliquer dépendant du type d’événement. En bref, vous devez déterminer :
Infos générales sur l'événement
- L'objectif et le type d'événement : conférence, spectacle, atelier, etc.
- La date de l'événement
- L'horaire et la durée
- Le nombre de participants
- Le budget préliminaire
- La vérification des règlements et les procédures en vigueur au Cégep
Matériel et services
- La salle souhaitée
- L'aménagement de la salle
- Le montage et le démontage de la salle
- La table d'accueil
- Le mobilier
- Les besoins en matériel : chevalets, vestiaires mobiles, etc.
- Les repas ou les pauses-café
- L'accès à Internet
- Le stationnement
- Le vestiaire
- Le traiteur
- L'entretien ménager
- La consommation d'alcool, le permis d'alcool
Besoins techniques
- Les besoins en éclairage
- Les services d'un technicien
- Le système de projection ou de visioconférence
- Les besoins en matériel : micros avec fil ou non, internet filaire ou non, etc.
- Le type de branchement : VGA, HDMI, etc.
- La captation vidéo ou webdiffusion
Particularités
- La présence d’invités nécessitant des mesures particulières : handicap, protocole, etc.
- La présence de médias
- Les besoins en hébergement